Wie Sie Ihren Mitarbeitern helfen, produktiv zu bleiben und Burnout in einer hybriden Arbeitswelt zu vermeiden
„Der Wandel zu einer hybriden Arbeitswelt wird große Auswirkungen auf die Manager haben“, lautet der typisch untertriebene Untertitel eines Artikels in der Ausgabe des Economistvom 10. April.
„Vor der Pandemie verbrachten die Amerikaner 5% ihrer Arbeitszeit zu Hause“, heißt es in dem Artikel. „Im Frühjahr 2020 waren es 60%… Da die Schließungen aufgehoben werden, wird die Arbeit von zu Hause aus wahrscheinlich bleiben.“
Unternehmen in allen Ländern überlegen, wie sie dies umsetzen können. Untersuchungen haben ergeben, dass Arbeitnehmer im Durchschnitt gerne bis zur Hälfte ihrer Arbeitswoche zu Hause verbringen würden. Verschiedene Umfragen zeigen auch, dass die Produktivität zwar weiterhin hoch ist, die Menschen aber immer länger arbeiten. Es besteht die Gefahr, dass der Zusammenhalt und die Teambindung erodieren. Längerfristig besteht dann die Gefahr von Burnout und dass die Menschen weniger glücklich, weniger motiviert und weniger produktiv werden.
Das Problem ist, dass viele Unternehmen die Herausforderung nicht wirklich als das erkennen, was sie ist. Wir arbeiten nicht mehr von zu Hause aus, sondern wir leben bei der Arbeit. Das ist ein subtiler, aber wichtiger Unterschied, der uns helfen kann, einige der damit verbundenen Probleme zu lösen.
Wenn Sie darüber nachdenken, könnte es für Personalleiter und CEOs gleichermaßen nützlich sein, die folgenden 10 Grundsätze zu berücksichtigen. Diese sind keineswegs erschöpfend. Aber sie sollten ein guter Ausgangspunkt sein.
1. Hören Sie auf, Arbeit in Form von Stunden zu messen
Dieses Prinzip ist nicht nur für die neue Normalität relevant. Es ist die ganze Zeit über relevant. Das Konzept des Arbeitsplatzes stammt aus der industriellen Revolution, als man in eine Fabrik gehen musste, um Waren herzustellen. In dieser Umgebung ist es leicht zu erkennen, wenn Menschen einen Mehrwert schaffen, weil sie am Fließband stehen.
Das Management in der Dienstleistungsbranche ist viel schwieriger, weil Sie herausfinden müssen, was wertvoll und was wichtig ist. Weil das schwierig ist, greifen Manager traditionell auf die Stundenzahl zurück, weil sie leicht zu messen ist. Aber Stunden sind ein falsches Maß für die Produktivität eines Menschen und den Wert, den er liefert. Wir müssen von dieser Denkweise der industriellen Revolution wegkommen.
Konzentrieren Sie sich zunächst auf das, was wirklich, wirklich wichtig ist. Was versuchen Sie zu erreichen? Was ist die Vision für Ihr Team oder Ihre Organisation? Hat das jeder verstanden?
Zweitens sollten Sie Ihre Mitarbeiter auffordern, sich darauf zu konzentrieren, weniger zu tun und es besser zu machen, anstatt sie zu bitten, mehr zu tun.
Ein Vertriebsmitarbeiter, der 20 Gespräche mit minderwertigen Kontakten in einem Unternehmen führt, wird weniger effektiv sein als jemand, der weniger hochwertige Gespräche mit hochrangigen Personen führt. Es geht wirklich um Output und Ergebnisse – vorausgesetzt, Sie halten sich an die Messung kontrollierbarer Variablen.
2. Schaffen Sie die richtige Infrastruktur
Wahrscheinlich versuchen Sie immer noch herauszufinden, wie Sie in Ihrem Unternehmen am besten hybrid arbeiten können. Das ist auch gut so. Aber Sie müssen sich um die Grundlagen kümmern. Sie müssen Ihre Mitarbeiter zu Hause genauso erfolgreich machen, wie Sie es im Büro tun würden.
Es ist nicht gut, wenn jemand mit einem veralteten Laptop in der Ecke seiner Küche sitzt. Investieren Sie in sie und ihre Produktivität. Geben Sie ihnen moderne Computer, Zweitbildschirme, Docking-Stationen und eine gute Audioausrüstung. Geben Sie ihnen Ratschläge, wie sie am besten einen richtigen Arbeitsplatz zu Hause einrichten können. Das ist für Sie im Büro eine Selbstverständlichkeit und muss auch für die Arbeit von zu Hause aus zur Selbstverständlichkeit werden.
3. Setzen Sie klare Grenzen und Erwartungen
Grenzen lassen sich nur schwer durchsetzen, also müssen Sie sie vielleicht schaffen. Eine Idee, die ich dafür gerne verwende, ist das Konzept des falschen Pendelns. Normalerweise mache ich an einem Freitag gegen 17 Uhr Feierabend. Aber ich fühlte mich nicht bereit, mich mit meiner Familie zu beschäftigen, weil ich immer noch an die Arbeit dachte. Also habe ich mir angewöhnt, am Ende des Arbeitstages einen 45-minütigen Spaziergang zu machen. Das entspannte mich und half mir, den Kopf frei zu bekommen.
Eine andere Möglichkeit, dies zu tun, ist das Wechseln der Kleidung. Ich ziehe mich für das Büro an und dann, wenn ich für den Tag fertig bin, ziehe ich mir absichtlich etwas Legeres an. Diese kleine Veränderung hilft mir auch, mich zu entspannen und erinnert mich daran, welchen Hut ich trage. Es ist ein taktischer Punkt, aber die Kleidung, die Sie tragen, prägt Ihr Verhalten.
Zweitens geht es hier auch um Annahmen und Erwartungen. Man geht oft davon aus, dass Kunden eine Antwort auf eine E-Mail innerhalb einer Stunde erwarten, aber das ist in der Realität nur sehr selten der Fall. Auch wenn Sie E-Mails an Ihr Team senden, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Priorität die Antwort hat. Wenn Sie immer eine sofortige Antwort auf Ihre E-Mails erwarten, werden Sie Ihrem Team gegenüber nicht fair sein.
4. Bieten Sie bei Bedarf Flexibilität
Einige Mitarbeiter benötigen mehr Flexibilität, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Nehmen Sie das Beispiel von berufstätigen Eltern mit kleinen Kindern. Nur weil sie um 5.30 Uhr Feierabend machen oder einen Anruf nicht entgegennehmen können, heißt das nicht, dass sie nicht engagiert sind. Es liegt daran, dass sie ihrem zweiten Job nachgehen, nämlich der Erziehung ihrer Kinder. Menschen mit jungen Familien brauchen ein wenig mehr Flexibilität. Wenn Sie ihnen diese Flexibilität jetzt geben, werden Sie sie später in Hülle und Fülle zurückbekommen.
5. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter zum Experimentieren, Nachdenken und Lernen
Da die Menschen ihren Weg finden, werden sie es nicht sofort richtig machen. Sie werden Fehler machen und frustriert sein. Sie werden gute und schlechte Tage haben.
Machen Sie ihnen klar, dass dies in Ordnung ist, und ermutigen Sie sie, Verantwortung für ihre Produktivität und Leistung und den Wert, den sie für das Unternehmen erbringen, zu übernehmen, indem Sie sie bitten, darüber nachzudenken. Am Ende jeder Woche sollten sie darüber nachdenken, wie die Woche gelaufen ist – was funktioniert hat und was hätte besser laufen können.
Ich mache das mit allen Menschen, die ich coache. Je enger Sie diese Rückkopplungsschleifen ziehen können, desto besser und produktiver werden Sie diese Veränderung bewältigen.
6. Führen Sie nicht bei jedem Anruf ein Tagebuch
Es ist leicht, Zoom zu einem Tyrannen werden zu lassen, der Sie an Ihren Schreibtisch fesselt. Nicht alles muss über Zoom oder von Angesicht zu Angesicht erledigt werden. Bemühen Sie sich stattdessen, die Ungezwungenheit eines spontanen Telefonats zwischen den Sitzungen beizubehalten.
Das bringt zwei Vorteile mit sich. Der erste ist die Produktivität. Das Einrichten von Videoanrufen bedeutet, dass Sie Zeit in Ihrem Kalender und im Kalender Ihres Empfängers finden müssen. Wahrscheinlich müssen Sie auch dessen PA durchgehen. Abgesehen von der Zeit, die Sie mit der Verwaltung verschwenden, lassen sich viele Gespräche in etwa drei Minuten abwickeln. Oder Sie können ein kurzes Gespräch führen und in 30 Sekunden etwas erreichen, wofür Sie per E-Mail acht oder zehn Minuten brauchen würden. Diese schrittweisen Produktivitätssteigerungen summieren sich schnell.
Darüber hinaus ist ein solcher direkter Anruf eine Möglichkeit, die Art von informellen Gesprächen zu fördern, an die wir im Büro eher gewöhnt sind. So bleibt das Element der Spontaneität erhalten und die echte Verbundenheit wird vertieft, die manche im Büro vermissen.
7. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, das Beste aus der Arbeit mit Hybriden zu machen
Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter über die Chancen nachdenken, die sich für Ihr Unternehmen in dieser neuen Arbeitswelt ergeben könnten, bringen Sie sie dazu, über die potenziellen Möglichkeiten nachzudenken, die sich ihnen durch die veränderten Arbeitsbedingungen bieten.
Wie sieht ein „idealer Tag“ aus? Möchten sie in der Mittagspause joggen gehen? Wie könnten sie eine tägliche Routine schaffen, die das Beste aus ihnen herausholt? Letztendlich bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter für die Qualität ihrer Arbeit. Sie möchten, dass sie sich erfrischt und energiegeladen fühlen.
Fragen Sie sie also, wie Sie sie am besten dabei unterstützen können, die Strukturen, Systeme und Grenzen zu schaffen, die es ihnen ermöglichen, ihre beste Arbeit zu leisten. Das ist ein ganz anderes Gespräch als das, das bisher geführt wurde.
8. Ermutigen Sie Ihre Leute, das Haus zu verlassen
Wenn Sie feststellen, dass jemand von 8 Uhr morgens bis 18 Uhr abends im Chat ist, sollten Sie überprüfen, ob er das Haus verlassen hat. Wenn nicht, sagen Sie ihm, dass er einen Termin in seinem Kalender eintragen und einen Spaziergang machen soll (oder einfach nur nach draußen gehen, wenn er Probleme mit der Mobilität hat).
Ermutigen Sie Ihre Gesprächspartner, den Anruf beim Spazierengehen entgegenzunehmen, wenn Sie ein persönliches Gespräch führen möchten. Sagen Sie ihnen, dass sie sich eine vernünftige Freisprechanlage besorgen und einen Spaziergang machen sollen, bei dem es nicht zu windig ist. Wenn es regnet, sollten Sie sich eine wasserdichte Jacke und einen Regenschirm besorgen.
Ich mache das ständig, und ich fühle mich dann viel besser. Ich führe viele Gespräche, während ich nachmittags mit meinem Hund spazieren gehe. Sie werden feststellen, dass die Qualität des Gesprächs sehr, sehr unterschiedlich ist. Es ist kein weiteres Zoom-Meeting, bei dem man sich einwählt und hinsetzt. Sie bekommen Sauerstoff durch Ihr System und bringen Ihr Gehirn in Schwung.
Der Körper ist darauf ausgelegt, benutzt zu werden. Das ist gut für die Konzentration, für die Energie und für die allgemeine Fitness.
9. Installieren Sie unter keinen Umständen eine Überwachungssoftware
Dies ist der schnellste Weg, Ihren Mitarbeitern zu sagen, dass Sie ihnen nicht vertrauen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf diese Weise überwachen müssen, haben Sie ein großes Kultur- und Vertrauensproblem. Überwachung wird Ihnen nicht helfen.
Ich würde nie für ein Unternehmen arbeiten, das mich mit Überwachungssoftware ausstattet. Das hat nicht nur mit Vertrauen zu tun, sondern auch damit, dass ich am besten arbeite, wenn der Computer ausgeschaltet ist und ich meine Ideen auf einem A3-Block sammle, wo ich nicht abgelenkt werden kann. Ich bin sicher, dass einige Ihrer Mitarbeiter genauso vorgehen.
Außerdem ist es schlecht für unsere Gesundheit und unsere Konzentration, den ganzen Tag vor einem Bildschirm zu arbeiten.
10. Gute Verhaltensweisen vorleben
Welche Verhaltensweisen Sie auch immer bei Ihren Mitarbeitern fördern möchten, Sie müssen sie auch einhalten. Wenn Sie z.B. festlegen, dass E-Mails nur zu ungünstigen Zeiten beantwortet werden dürfen, dann müssen Sie sich auch daran halten – oder erklären, warum Sie dies nicht tun.
Vielleicht senden Sie eine E-Mail um 22 Uhr an einem Freitag. Das ist in Ordnung, solange Sie dem Empfänger erklären, dass Sie nicht erwarten, dass er zu ungeselligen Zeiten antwortet. Wenn Sie donnerstags lange arbeiten, warum erklären Sie dann nicht, dass das daran liegt, dass Sie am Freitag um 15.00 Uhr die Gelegenheit haben, Golf zu spielen? (Und Sie müssen auch klarstellen, dass es für Ihre Mitarbeiter in Ordnung ist, am Freitagnachmittag Golf zu spielen, wenn sie ihre Arbeit erledigt haben.)
Kurz gesagt, Sie müssen mit gutem Beispiel vorangehen. Leben Sie die Verhaltensweisen vor, die Sie fördern möchten. Das ist der sicherste Weg, um produktive Praktiken in Ihrem Team zu verankern.
Wenn es um Arbeit geht, haben die Menschen eine Wahl. Sie können sie nicht in Ketten legen und sie an ein Fließband binden. Sie müssen ein Umfeld schaffen, in dem sie ihr Bestes für Sie geben wollen. Ich hoffe, dass Ihnen diese 10 Grundprinzipien dabei helfen werden, herauszufinden, wie Sie das in Ihrem Unternehmen erreichen wollen.
