Cómo ayudar a tus empleados a seguir siendo productivos y evitar el agotamiento en un mundo laboral híbrido
«El cambio a un mundo laboral híbrido tendrá un gran impacto en los directivos», reza el subtítulo, típicamente sobrio, de un artículo publicado en la edicióndel 10 de abril de The Economist.
«Antes de la pandemia, los estadounidenses pasaban el 5% de su tiempo de trabajo en casa», dice el artículo. «En la primavera de 2020 la cifra era del 60%… A medida que se levanten los cierres, es probable que se mantenga el trabajo desde casa».
Organizaciones de todos los países están estudiando cómo hacer que esto funcione. Las investigaciones sugieren que los empleados, por término medio, desearían pasar hasta la mitad de su semana laboral en casa. Varias encuestas muestran también que, aunque la productividad sigue siendo fuerte, la gente trabaja más horas. Existe el riesgo de que se erosionen la cohesión y la unión del equipo. A largo plazo, existe el riesgo de agotamiento y de que la gente esté menos contenta, menos motivada y sea menos productiva.
El problema es que muchas organizaciones no ven realmente el reto como lo que es. Ya no trabajamos desde casa; vivimos en el trabajo. Es una diferencia sutil pero importante que puede ayudarnos a abordar algunos de los problemas que ello conlleva.
Al reflexionar sobre ello, tanto los Directores de RRHH como los Directores Generales pueden considerar útil tener en cuenta los 10 principios siguientes. No son en absoluto exhaustivos. Pero deberían ser un buen punto de partida.
1. Deja de medir el trabajo en términos de horas
Este principio no sólo es relevante para la nueva normalidad. Es relevante todo el tiempo. El concepto de lugar de trabajo procede de la revolución industrial, en la que había que ir a una fábrica para fabricar bienes. En ese entorno, es fácil ver cuándo las personas añaden valor porque están en una cadena de producción.
La gestión en el sector servicios es mucho más difícil porque hay que determinar qué es valioso y qué es importante. Como eso es difícil, los directivos suelen recurrir a las horas porque son fáciles de medir. Pero las horas son una medida falsa de la productividad de una persona y del valor que aporta. Tenemos que alejarnos de esta forma de pensar de la revolución industrial.
En primer lugar, céntrate en lo que es realmente importante. ¿Qué intentas conseguir? ¿Cuál es la visión de tu equipo o de tu organización? ¿Lo entiende todo el mundo?
En segundo lugar, fíjate en cómo pides a tu gente que se centre en hacer menos y hacerlo mejor, en lugar de pedirles que hagan más.
El vendedor que mantiene 20 conversaciones con contactos de poco valor en una organización va a ser menos eficaz que el que mantiene menos conversaciones de alto valor con altos cargos. Se trata realmente de producción y resultados, siempre que te ciñas a la medición de variables controlables.
2. Crea la infraestructura adecuada
Es probable que aún estés intentando averiguar cuál es la mejor manera de enfocar el trabajo híbrido en tu organización. No pasa nada. Pero tienes que ocuparte de lo básico. Tienes que preparar a tu gente para el éxito en casa de la misma forma que lo harías en la oficina.
No sirve de nada tener a alguien con un portátil obsoleto en un rincón de su cocina. Invierte en ellos y en su productividad; dales ordenadores actualizados, segundas pantallas, estaciones de acoplamiento y un equipo de audio decente. Asesórales sobre la mejor manera de montar un puesto de trabajo adecuado en casa. Esto, que para ti es algo natural en la oficina, debe serlo también para el trabajo en casa.
3. Establece límites y expectativas claras
Los límites son difíciles de imponer, así que puede que tengas que crearlos. Una idea que me gusta utilizar para esto es el concepto de falso viaje al trabajo. Normalmente termino de trabajar hacia las 5 de la tarde de un viernes. Pero no me sentía preparado para ir y relacionarme con mi familia porque seguía pensando en el trabajo. Así que me acostumbré a dar un paseo de 45 minutos al final de la jornada laboral. Me relajaba y me permitía despejar la mente.
Otra forma de hacerlo es cambiándome de ropa. Me visto para ir a la oficina y luego, cuando termino la jornada, me cambio deliberadamente a algo más informal. Este pequeño cambio también me ayuda a descomprimirme y me recuerda qué sombrero llevo puesto. Es una cuestión táctica, pero la ropa que llevas determina tu comportamiento.
En segundo lugar, hay una pieza aquí en torno a las suposiciones y expectativas. La gente suele suponer que los clientes esperan una respuesta del correo electrónico en menos de una hora, pero en realidad eso es muy raro. Del mismo modo, cuando envíes correos electrónicos a tu equipo, es mejor ser claro sobre el grado de prioridad de la respuesta. Si siempre esperas una respuesta instantánea a tus correos, no estás siendo justo con tu equipo.
4. Ofrecer flexibilidad cuando sea necesario
Algunos empleados necesitarán más flexibilidad cuando trabajen desde casa. Tomemos el ejemplo de los padres trabajadores con hijos pequeños. El hecho de que estén terminando de trabajar o no puedan atender una llamada a las 5.30, no es porque no estén comprometidos. Es porque están haciendo su segundo trabajo, que es criar a sus hijos. Las personas con familias jóvenes necesitan un poco más de flexibilidad. Si se la das ahora, te la devolverán con creces más adelante.
5. Anima a tu gente a experimentar, reflexionar y aprender
Como la gente está encontrando su camino, no van a hacerlo bien inmediatamente. Cometerán errores y se sentirán frustrados. Tendrán días buenos y días malos.
Deja claro que eso está bien y anímales a que se responsabilicen de su productividad y rendimiento y del valor que aportan a la organización pidiéndoles que reflexionen. Al final de cada semana, deberían pensar en cómo ha ido esa semana: qué ha funcionado y qué podría haber ido mejor.
Hago esto con todas las personas a las que entreno. Cuanto más estrechos sean esos circuitos de retroalimentación, mejor y más productivamente vas a gestionar este cambio.
6. No anotes todas las llamadas
Es fácil dejar que Zoom se convierta en un tirano que te pega a tu mesa. No todo tiene que hacerse a través de Zoom o cara a cara. En su lugar, esfuérzate por mantener la informalidad de la llamada telefónica improvisada entre reuniones.
Esto tiene dos ventajas. La primera es la productividad. Establecer videollamadas significa tener que encontrar tiempo en tu calendario y en el de tu destinatario. Probablemente tengas que pasar por su AP. Además de todo el tiempo que se pierde en tareas administrativas, muchas conversaciones pueden concluirse en unos tres minutos. O puedes tener una charla rápida y conseguir en 30 segundos algo que te llevaría ocho o diez minutos resolver por correo electrónico. Estas mejoras incrementales de la productividad se acumulan rápidamente.
Más que eso, llamar así directamente a la gente es una forma de fomentar los tipos de conversaciones informales que estamos más acostumbrados a tener en la oficina. Mantiene el elemento de espontaneidad y profundiza en la auténtica conectividad que algunos echan de menos al estar en la oficina.
7. Anima a tu gente a aprovechar al máximo el trabajo híbrido en su beneficio
Si quieres que tu gente piense en las oportunidades que podrían existir para tu organización en este nuevo mundo laboral, haz que piensen en las oportunidades potenciales que tienen de vivir de forma diferente dado el cambio en sus condiciones de trabajo.
¿Cómo es un «día ideal»? ¿Quieren salir a correr a la hora de comer? ¿Cómo podrían crear una rutina diaria que saque lo mejor de ellos? En última instancia, pagas a la gente por la calidad de su trabajo. Necesitas que se sientan renovados y con energía.
Así que pregúntales cómo puedes ayudarles mejor a crear las estructuras, los sistemas y los límites que les permitan hacer su mejor trabajo. Ésa es una conversación muy distinta a la que se ha mantenido hasta ahora.
8. Anima a tu gente a salir de casa
Si observas que alguien está en el chat desde las 8 de la mañana hasta las 6 de la tarde, tienes que comprobar si ha salido de casa. Si no es así, dile que reserve una cita en su agenda y que salga a dar un paseo (o simplemente que salga a la calle si tiene problemas de movilidad).
Para ponerse al día uno a uno, anima a la gente a coger la llamada mientras camina. Diles que se compren un manos libres decente y que salgan a pasear por un lugar donde no haga demasiado viento. Si llueve, diles que se pongan un impermeable y un paraguas.
Hago esto todo el tiempo, y me hace sentir mucho mejor. Hago muchas sesiones de puesta al día mientras salgo a pasear al perro por la tarde. Verás que la calidad de la conversación es muy, muy diferente. No es otra reunión de marcación telefónica, sentada y con Zoom. Te oxigenas y animas el cerebro.
El cuerpo está diseñado para ser utilizado, por lo que es beneficioso para la concentración, para la energía y para la forma física en general.
9. Nunca, bajo ninguna circunstancia, instales ningún software de vigilancia
Es la forma más rápida de decir a tus empleados que no confías en ellos. Si necesitas vigilar a tu personal de este modo, entonces tienes un enorme problema de cultura y de confianza. La vigilancia no te va a ayudar.
Nunca trabajaría para una organización que me pusiera un software de vigilancia. No se trata sólo de una cuestión de confianza, sino porque gran parte de mi mejor trabajo lo hago con el ordenador apagado, aportando ideas en un bloc A3 donde no me puedan distraer. Estoy seguro de que algunos de tus empleados trabajan del mismo modo.
Además, trabajar todo el día delante de una pantalla es malo para la salud y para la concentración.
10. Sirve de modelo de buenos comportamientos
Sean cuales sean los comportamientos que quieras fomentar en tu gente, tú también tienes que hacerlos. Si, por ejemplo, estableces límites a la hora de contestar correos electrónicos en horas intempestivas, tienes que respetar esos límites o explicar la razón por la que no lo haces.
Tal vez envíes un correo electrónico un viernes a las 10 de la noche. No pasa nada, siempre que expliques al destinatario que no esperas que responda en horas intempestivas. Del mismo modo, si trabajas muchas horas un jueves, ¿por qué no explicas que es porque tienes la oportunidad de jugar al golf el viernes a las 3 de la tarde? (Y también tendrás que dejar claro que también está bien que tu gente salga a jugar al golf un viernes por la tarde si están haciendo todo su trabajo).
En resumen, debes predicar con el ejemplo. Modela los comportamientos que deseas fomentar. Hacerlo es el camino más seguro para incrustar prácticas productivas en tu equipo.
Cuando se trata de trabajar, las personas tienen elección. No puedes encadenarlas y atarlas a una cadena de producción. Tienes que crear un entorno en el que quieran hacer su mejor trabajo para ti. Esperemos que estos 10 principios clave te ayuden a encontrar la forma de conseguirlo en tu organización.
