كيف تساعد موظفيك على الحفاظ على إنتاجيتهم وتجنب الإرهاق في عالم العمل الهجين
“إن التحول إلى عالم العمل الهجين سيكون له تأثير كبير على المديرين”، هذا ما جاء في العنوان الفرعي الذي لا يلقى عادةً اهتمامًا كبيرًا في مقال نُشر في عددالعاشر من أبريل من مجلة الإيكونوميست.
“يقول المقال: “قبل الجائحة، كان الأمريكيون يقضون 5% من وقت عملهم في المنزل. “بحلول ربيع 2020، كان الرقم 60٪… مع رفع الإغلاق، من المرجح أن يستمر العمل من المنزل.”
تبحث المؤسسات في كل بلد في كيفية تحقيق ذلك. تشير الأبحاث إلى أن الموظفين، في المتوسط، يرغبون في قضاء ما يصل إلى نصف أسبوع العمل في المنزل. كما تُظهر استطلاعات الرأي المختلفة أنه على الرغم من أن الإنتاجية لا تزال قوية، إلا أن الناس يعملون لساعات أطول. هناك خطر تآكل التماسك وترابط الفريق. على المدى الطويل إذن، هناك خطر أن يصبح الناس أقل سعادة وأقل تحفيزًا وأقل إنتاجية.
تكمن المشكلة في أن العديد من المؤسسات لا ترى التحدي على حقيقته. لم نعد نعمل من المنزل بعد الآن؛ نحن نعيش في العمل. إنه فرق دقيق ولكنه مهم يمكن أن يساعدنا في معالجة بعض المشكلات التي تصاحب ذلك.
عند التفكير في هذا الأمر، قد يجد مديرو الموارد البشرية والرؤساء التنفيذيون على حد سواء أنه من المفيد النظر في المبادئ العشرة التالية. هذه ليست شاملة بأي حال من الأحوال. لكنها يجب أن تكون نقطة انطلاق جيدة.
1. التوقف عن قياس العمل بالساعات
هذا المبدأ لا ينطبق فقط على الوضع الطبيعي الجديد. إنه وثيق الصلة طوال الوقت. يأتي مفهوم مكان العمل من الثورة الصناعية حيث كان عليك الذهاب إلى المصنع لتصنيع السلع. في تلك البيئة، من السهل أن ترى في تلك البيئة أن الأشخاص يضيفون قيمة لأنهم يقفون على خط الإنتاج.
إن الإدارة في صناعات الخدمات أصعب بكثير لأنه يتعين عليك تحديد ما هو قيم وما هو مهم. ولأن ذلك صعب، يلجأ المديرون عادةً إلى ساعات العمل لأنه من السهل قياسها. لكن الساعات هي مقياس خاطئ لإنتاجية الشخص والقيمة التي يقدمها. نحن بحاجة إلى الابتعاد عن طريقة تفكير الثورة الصناعية هذه.
أولاً، ركز على ما هو مهم حقاً. ما الذي تحاول تحقيقه؟ ما هي رؤية فريقك أو مؤسستك؟ هل يفهم الجميع ذلك؟
ثانيًا انظر كيف تطلب من موظفيك التركيز على إنجاز القليل من العمل والقيام به بشكل أفضل، بدلاً من أن تطلب منهم إنجاز المزيد.
إن مندوب المبيعات الذي يجري 20 محادثة مع جهات اتصال ذات قيمة منخفضة في المؤسسة سيكون أقل فعالية من مندوب المبيعات الذي يجري محادثات أقل قيمة مع كبار الأشخاص. الأمر يتعلق حقًا بالمخرجات والنتائج – شريطة أن تلتزم بقياس المتغيرات التي يمكن التحكم فيها.
2. إنشاء البنية التحتية المناسبة
من المحتمل أنك لا تزال تحاول معرفة أفضل طريقة للتعامل مع العمل المختلط في مؤسستك. لا بأس بذلك. لكن عليك الاهتمام بالأساسيات. عليك أن تهيئ موظفيك للنجاح في المنزل بنفس الطريقة التي تتبعها في المكتب.
ليس من الجيد وجود شخص ما على كمبيوتر محمول عفا عليه الزمن في زاوية مطبخه. استثمر فيهم وفي إنتاجيتهم؛ امنحهم أجهزة كمبيوتر محدثة وشاشات ثانية ومحطات إرساء ومعدات صوتية لائقة. قدم لهم النصيحة حول أفضل السبل لإعداد محطة عمل مناسبة في المنزل. ستكون هذه طبيعة ثانية بالنسبة لك في بيئة المكتب ويجب أن تصبح طبيعة ثانية للعمل من المنزل أيضًا.
3. وضع حدود وتوقعات واضحة
من الصعب فرض الحدود، لذا قد تحتاج إلى إنشائها. إحدى الأفكار التي أحب استخدامها لهذا الأمر هي مفهوم التنقل الزائف. عادةً ما أنهي العمل في حوالي الساعة 5 مساءً يوم الجمعة. لكنني لم أشعر أنني مستعد للذهاب والانخراط مع عائلتي لأنني كنت لا أزال أفكر في العمل. لذلك اعتدت على الذهاب في نزهة لمدة 45 دقيقة في نهاية يوم العمل. فقد أراحني ذلك وسمح لي بتصفية ذهني.
هناك طريقة أخرى للقيام بذلك من خلال تغيير الملابس. فأنا أرتدي الملابس المناسبة للمكتب ثم عندما أنتهي من عملي اليوم أتعمد تغيير ملابسي إلى ملابس غير رسمية. يساعدني هذا التغيير البسيط أيضًا على تخفيف الضغط ويذكرني بالقبعة التي أرتديها. إنها نقطة تكتيكية، لكن الملابس التي ترتديها تشكل سلوكك.
ثانياً، هناك جزء هنا يتعلق بالافتراضات والتوقعات. غالبًا ما يفترض الناس أن العملاء يتوقعون ردًا من البريد الإلكتروني في غضون ساعة، ولكن هذا نادرًا ما يحدث في الواقع. وبالمثل، عندما ترسل رسائل بريد إلكتروني إلى فريقك، من الأفضل أن تكون واضحًا بشأن مدى أولوية الرد. إذا كنت تتوقع دائماً رداً فورياً على رسائلك الإلكترونية، فأنت لا تكون عادلاً مع فريقك.
4. توفير المرونة عند الحاجة
سيحتاج بعض الموظفين إلى مزيد من المرونة عند العمل من المنزل. خذ على سبيل المثال الآباء العاملين الذين لديهم أطفال صغار. لمجرد أنهم ينهون العمل أو لا يستطيعون تلقي مكالمة في الساعة 5:30، فهذا ليس لأنهم غير ملتزمين. بل لأنهم يقومون بعملهم الثاني وهو تربية أطفالهم. يحتاج الأشخاص الذين لديهم عائلات صغيرة إلى مزيد من المرونة. إذا منحتهم المرونة الآن، فسوف تستعيدها في وقت لاحق.
5. شجع موظفيك على التجربة والتفكير والتعلم
ولأن الناس يشقون طريقهم، فإنهم لن يقوموا بذلك بشكل صحيح على الفور. سيرتكبون الأخطاء وسيصابون بالإحباط. وسيمرون بأيام جيدة وأخرى سيئة.
وضح لهم أنه لا بأس بذلك وشجعهم على تحمل مسؤولية إنتاجيتهم وأدائهم والقيمة التي يقدمونها للمؤسسة من خلال مطالبتهم بالتفكير في ذلك. في نهاية كل أسبوع، يجب أن يفكروا في كيفية سير ذلك الأسبوع – ما الذي نجح وما الذي كان يمكن أن يكون أفضل.
أفعل ذلك مع جميع الأشخاص الذين أدربهم. فكلما تمكنت من إنشاء حلقات التغذية الراجعة هذه بشكل أكثر إحكامًا، كلما كان تعاملك مع هذا التغيير أفضل وأكثر إنتاجية.
6. لا تدون كل مكالمة
من السهل السماح لـ Zoom بأن يصبح Zoom طاغية يلصقك بمكتبك. لا يجب القيام بكل شيء عبر زووم أو وجهاً لوجه. بدلاً من ذلك، احرص على الحفاظ على الطابع غير الرسمي للمكالمات الهاتفية المرتجلة بين الاجتماعات.
هناك فائدتان لهذا الأمر. الأولى هي الإنتاجية. إعداد مكالمات الفيديو يعني أن عليك إيجاد وقت في تقويمك وتقويم المستلم. ربما عليك أن تمر على مساعده الشخصي. إلى جانب كل الوقت الضائع على المسؤول، يمكن إنهاء العديد من المحادثات في حوالي ثلاث دقائق. أو يمكنك إجراء دردشة سريعة وإنجاز شيء ما في 30 ثانية قد يستغرق ثماني أو عشر دقائق لإنجازه عبر البريد الإلكتروني. تتضاعف هذه التحسينات الإنتاجية التدريجية بسرعة.
والأكثر من ذلك، فإن الاتصال بالأشخاص مباشرةً بهذه الطريقة هو وسيلة لتشجيع أنواع المحادثات غير الرسمية التي اعتدنا على إجرائها في المكتب. فهو يحافظ على عنصر العفوية ويعمق التواصل الحقيقي الذي يفتقده البعض من التواجد في المكتب.
7. شجع موظفيك على الاستفادة القصوى من العمل المختلط لصالحهم
إذا كنت تريد من موظفيك أن يفكروا في الفرص التي يمكن أن تتاح لمؤسستك في عالم العمل الجديد، فاجعلهم يفكرون في الفرص المحتملة لهم للعيش بشكل مختلف نظراً للتغيير في ظروف عملهم.
كيف يبدو “اليوم المثالي”؟ هل يريدون الذهاب للجري في وقت الغداء؟ كيف يمكنهم إنشاء روتين يومي يحقق أفضل ما لديهم؟ في النهاية، أنت تدفع للأشخاص مقابل جودة عملهم. أنت بحاجة إلى أن يشعروا بالانتعاش والنشاط.
لذلك اسألهم كيف يمكنك دعمهم على أفضل وجه لإنشاء الهياكل والأنظمة والحدود التي تسمح لهم بالقيام بأفضل ما لديهم من عمل. هذه محادثة مختلفة تماماً عن تلك التي جرت حتى هذه اللحظة.
8. شجع شعبك على مغادرة المنزل
إذا لاحظت وجود شخص ما على الدردشة من الساعة 8 صباحًا حتى الساعة 6 مساءً، فعليك التحقق مما إذا كان قد غادر المنزل. إذا لم يكن الأمر كذلك، أخبره أن يحجز موعداً في مفكرته ويذهب للتنزه (أو أن يخرج فقط إذا كان يعاني من مشاكل في الحركة).
بالنسبة للمحادثات الفردية، شجع الناس على إجراء المكالمة أثناء المشي. أخبرهم أن يحصلوا على مجموعة أدوات مناسبة بدون استخدام اليدين وأن يذهبوا في نزهة حيث لا يكون الجو عاصفاً جداً. إذا كانت السماء تمطر، أخبرهم أن يحضروا سترة مضادة للماء ومظلة.
أفعل ذلك طوال الوقت، وهذا يجعلني أشعر بتحسن كبير. أقوم بالكثير من الجلسات الحوارية أثناء تمشية كلبي بعد الظهر. ستجد أن جودة المحادثة مختلفة جداً جداً. إنه ليس اجتماعاً آخر عبر تطبيق زووم. أنت تحصل على الأكسجين من خلال نظامك وتنشط دماغك.
الجسم مصمم للاستخدام، لذا فإن هذا الأمر مفيد للتركيز والطاقة واللياقة البدنية الشاملة.
9. لا تقم أبدًا، تحت أي ظرف من الظروف، بتثبيت أي برنامج مراقبة
هذه أسرع طريقة لإخبار موظفيك أنك لا تثق بهم. إذا كنت بحاجة إلى مراقبة موظفيك بهذه الطريقة، فأنت تعاني من مشكلة كبيرة في الثقافة والثقة. المراقبة لن تساعدك.
لن أعمل أبداً لدى مؤسسة تضع برامج مراقبة عليّ. لا يتعلق هذا الأمر بالثقة فحسب، بل لأنني أقوم بالكثير من أفضل أعمالي وأنا مغلق الكمبيوتر، وأقوم بعصف الأفكار على لوحة A3 حيث لا يمكن تشتيت انتباهي. أنا متأكد من أن بعض موظفيك يعملون بنفس الطريقة.
إلى جانب ذلك، فإن العمل أمام الشاشة طوال اليوم يضر بصحتنا ويضر بتركيزنا.
10. القدوة في السلوكيات الجيدة
أياً كانت السلوكيات التي ترغب في تشجيعها في موظفيك، فأنت بحاجة إلى القيام بها أيضاً. إذا قمت بوضع حدود للرد على رسائل البريد الإلكتروني خلال ساعات العمل غير الاجتماعية، على سبيل المثال، فعليك اتباع هذه الحدود – أو شرح سبب عدم القيام بذلك.
ربما ترسل رسالة بريد إلكتروني في الساعة العاشرة مساءً يوم الجمعة. حسنًا، لا بأس بذلك طالما أنك تشرح للمتلقي أنك لا تتوقع منه الرد خلال ساعات غير مناسبة. وبالمثل، إذا كنت تعمل لساعات طويلة يوم الخميس، فلماذا لا تشرح له أن السبب في ذلك هو أن لديك فرصة للعب الغولف يوم الجمعة في الساعة الثالثة عصراً؟ (وعليك أيضاً أن توضح له أنه لا بأس أيضاً أن يخرج موظفوك للعب الغولف بعد ظهر يوم الجمعة إذا كانوا ينجزون جميع أعمالهم).
وباختصار، يجب أن تكون قدوة يحتذى بها. قم بنمذجة السلوكيات التي ترغب في تشجيعها. القيام بذلك هو أضمن طريق لترسيخ الممارسات الإنتاجية في فريقك.
عندما يتعلق الأمر بالعمل، يكون للناس الخيار. لا يمكنك تقييدهم وربطهم بخط إنتاج. عليك أن تخلق بيئة يرغبون فيها في تقديم أفضل ما لديهم من عمل من أجلك. نأمل أن تساعدك هذه المبادئ العشرة الأساسية في تحديد كيفية القيام بذلك في مؤسستك.
